Wer eine Pressemitteilung schreiben will, braucht vor allem eine echte Nachricht, eine aussagekräftige Überschrift und einen ersten Absatz, der die W-Fragen beantwortet: Wer macht was, wann, wo, wie und warum. Alles Weitere folgt nach Wichtigkeit absteigend, damit Redaktionen von unten kürzen können.
In diesem Beitrag bekommst du den Aufbau mit neun Bausteinen, eine Vorlage zum Kopieren, ein vollständiges Muster und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Dazu kommen Tipps zu Sprache, Versand und den Fehlern, an denen die meisten Mitteilungen im Papierkorb landen.
Inhaltsverzeichnis
Was eine Pressemitteilung leisten muss
Eine Pressemitteilung ist kein Werbetext, sondern ein Angebot an Journalisten. Sie liefert Material, das eine Redaktion mit wenig Aufwand in eine Meldung verwandeln kann. Redakteure bekommen täglich viele solcher Mails und entscheiden oft in Sekunden anhand von Betreff und erstem Absatz. Wer für Journalisten eine Pressemitteilung schreiben möchte, sollte deren Arbeitsalltag also immer mitdenken.
Bevor du eine Pressemitteilung schreiben lässt oder selbst formulierst, prüfe deshalb den Nachrichtenwert. Gute Anlässe sind zum Beispiel:
- Gründung, Standorteröffnung oder deutliches Wachstum mit konkreten Zahlen
- Neues Produkt oder Angebot mit erkennbarem Nutzen für eine Zielgruppe
- Eigene Umfrage, Studie oder Datenauswertung
- Auszeichnungen, Kooperationen, Personalien in Führungspositionen
- Veranstaltungen mit öffentlichem Interesse
- Regionale Bezüge, etwa neue Arbeitsplätze vor Ort
Kein Anlass ist dagegen ein neues Logo ohne Hintergrund oder ein Rabatt. Solche Themen gehören in Newsletter oder Social Media, nicht in den Posteingang einer Redaktion.
Pressemitteilung schreiben für Fachpresse oder Lokalpresse
Ob du für eine Fachzeitschrift oder für die Lokalzeitung eine Pressemitteilung schreiben willst, verändert den Schwerpunkt deutlich. Fachredaktionen interessieren sich für Details, Marktrelevanz und Zahlen aus der Branche. Lokalredaktionen fragen zuerst nach dem Bezug zur Region: Arbeitsplätze, Menschen vor Ort, Veranstaltungen, sichtbare Veränderungen.
Es lohnt sich deshalb, für wichtige Anlässe zwei Fassungen zu erstellen. Der Kern bleibt gleich, aber Überschrift, Lead und Zitat werden auf die jeweilige Leserschaft zugeschnitten. Diesen Mehraufwand von etwa einer Stunde machen sich die wenigsten, was deine Chancen auf Veröffentlichung spürbar verbessern kann.
Aufbau: Die 9 Bausteine einer Pressemitteilung
Der Aufbau folgt der umgekehrten Pyramide. Das Wichtigste steht oben, Details und Hintergründe weiter unten. Die folgende Tabelle zeigt, was in jeden Baustein gehört.
| Nr. | Baustein | Inhalt | Richtwert |
|---|---|---|---|
| 1 | Kennzeichnung | „Pressemitteilung“, ggf. Sperrfrist | 1 Zeile |
| 2 | Überschrift | Kernaussage mit Neuigkeit, keine Wortspiele | bis ca. 80 Zeichen |
| 3 | Unterzeile | Ergänzt die Überschrift um ein Detail oder eine Zahl | 1 Satz |
| 4 | Ort und Datum | Dateline vor dem ersten Satz | z. B. „Leipzig, 5. Oktober 2026“ |
| 5 | Lead | Beantwortet die W-Fragen | 2 bis 3 Sätze |
| 6 | Hauptteil | Hintergründe, Zahlen, Einordnung | 2 bis 4 Absätze |
| 7 | Zitat | Einordnung durch eine Person mit Namen und Funktion | 2 bis 3 Sätze |
| 8 | Boilerplate | Kurzporträt des Unternehmens | 3 bis 5 Sätze |
| 9 | Pressekontakt | Name, Telefon, E-Mail, Link zu Bildmaterial | 4 bis 6 Zeilen |
Als Faustregel gilt: Eine Seite reicht fast immer, zwei Seiten sind die Obergrenze. Was darüber hinausgeht, gehört in ein Hintergrundpapier oder eine Pressemappe.
Überschrift und Betreffzeile
Die Überschrift entscheidet, ob weitergelesen wird. Sie nennt Akteur und Neuigkeit, im besten Fall mit einer Zahl. „Müller GmbH stellt neues Produkt vor“ sagt wenig. „Müller GmbH halbiert Lieferzeit für Ersatzteile auf 24 Stunden“ liefert dagegen sofort die Nachricht.
Für die E-Mail gilt dasselbe. Übernimm die Überschrift als Betreff oder kürze sie so, dass die Kernaussage auch in der Vorschau des Postfachs sichtbar bleibt. Verzichte auf Großbuchstaben, Ausrufezeichen und Begriffe wie „exklusiv“, wenn die Meldung parallel an viele Medien geht.
Pressemitteilung schreiben: Vorlage zum Kopieren
Die folgende Vorlage kannst du direkt in dein Textprogramm übernehmen. Mit ihr kannst du jede Pressemitteilung schreiben, ohne bei null anzufangen. Ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern und lösche, was für deinen Anlass nicht passt.
| Baustein | Textbaustein |
|---|---|
| Kennzeichnung | PRESSEMITTEILUNG [ggf.: Sperrfrist bis TT.MM.JJJJ, HH:MM Uhr] |
| Überschrift | [Unternehmen] [tut was Neues] [für wen / mit welchem Ergebnis] |
| Unterzeile | [Wichtigstes Detail oder Zahl, die die Überschrift ergänzt] |
| Lead | [Ort], [Datum]. [Unternehmen] [macht was] [ab wann] [wo]. [Warum das relevant ist, möglichst mit Zahl.] |
| Hauptteil 1 | [Hintergrund: Welches Problem gibt es, wen betrifft es, wie groß ist es?] |
| Hauptteil 2 | [Lösung oder Neuigkeit im Detail: Funktionen, Ablauf, Preise, Verfügbarkeit.] |
| Zitat | „[Einordnung in eigenen Worten, keine Werbefloskel]“, sagt [Vorname Nachname], [Funktion] bei [Unternehmen]. |
| Hauptteil 3 | [Ausblick: nächste Schritte, Termine, weitere Standorte.] |
| Boilerplate | Über [Unternehmen]: [Gründungsjahr, Sitz, Mitarbeitende, Angebot, Zielgruppe, Besonderheit.] |
| Pressekontakt | [Name], [Funktion], [Telefon], [E-Mail], [Link zu Pressebildern mit Bildrechten] |
Muster: Pressemitteilung eines regionalen Unternehmens
Damit du siehst, wie die Vorlage ausgefüllt wirkt, folgt ein fiktives Beispiel. Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden. Es zeigt, wie du eine Pressemitteilung schreiben kannst, die alle neun Bausteine enthält.
PRESSEMITTEILUNG
Leipziger Softwarehaus Nordlicht schafft 25 neue Stellen und eröffnet zweiten Standort in Halle
Neues Büro konzentriert sich auf digitale Terminplanung für Arztpraxen
Leipzig, 5. Oktober 2026. Die Nordlicht Software GmbH eröffnet am 1. Dezember 2026 einen zweiten Standort in Halle (Saale) und stellt dort bis Ende 2027 rund 25 Fachkräfte ein. Hintergrund ist die steigende Nachfrage nach der hauseigenen Software für Online-Terminvergabe, die inzwischen nach Unternehmensangaben in rund 900 Praxen im Einsatz ist.
Am neuen Standort entstehen Stellen in Entwicklung, Kundenservice und Vertrieb. Das Büro liegt in der Nähe des Hauptbahnhofs und bietet Platz für bis zu 40 Arbeitsplätze. Bewerbungen sind ab sofort über die Karriereseite möglich.
„Viele unserer neuen Kundinnen und Kunden kommen aus Sachsen-Anhalt. Wir wollen dort nah an den Praxen sein und gleichzeitig Fachkräfte aus der Region halten“, sagt Jana Beispiel, Geschäftsführerin der Nordlicht Software GmbH.
Über Nordlicht Software: Die Nordlicht Software GmbH wurde 2019 in Leipzig gegründet und beschäftigt 60 Mitarbeitende. Das Unternehmen entwickelt Software für Terminvergabe und Patientenkommunikation in Arztpraxen.
Pressekontakt: Max Muster, Kommunikation, Telefon 0341 000000, presse@nordlicht-beispiel.de (fiktive Adresse).
Pressemitteilung schreiben in 7 Schritten
Mit dieser Reihenfolge kommst du vom Anlass zur versandfertigen Mitteilung. Wer zum ersten Mal eine Pressemitteilung schreiben muss, sollte mindestens einen halben Arbeitstag einplanen, inklusive Abstimmung.
- Nachricht in einem Satz formulieren: Wenn du die Neuigkeit nicht in einem Satz sagen kannst, ist sie noch nicht klar genug.
- Zielmedien festlegen: Fachpresse, Lokalzeitung und Wirtschaftsmedien brauchen unterschiedliche Schwerpunkte.
- Fakten sammeln: Zahlen, Termine, Orte, Preise und ein Ansprechpartner für Rückfragen.
- Lead zuerst schreiben: Beantworte die W-Fragen in zwei bis drei Sätzen. Die Überschrift ergibt sich danach fast von selbst.
- Hauptteil und Zitat ergänzen: Das Zitat ordnet ein und klingt wie gesprochen, nicht wie ein Slogan.
- Gegenlesen lassen: Eine fachfremde Person sollte die Kernaussage nach einmaligem Lesen wiedergeben können.
- Versand vorbereiten: Betreffzeile, Anrede, Text in der Mail statt nur als Anhang, Bildlink und Kontaktdaten.
Wenn du die Aufgabe an eine Agentur gibst, spart ein sauberes Briefing viele Korrekturschleifen. Wie das aussieht, zeigt der Leitfaden zum Agentur-Briefing schreiben.
Sprache und Stil, die Redaktionen übernehmen
Redaktionen übernehmen Texte, die schon fast wie eine Meldung klingen. Das heißt: neutral, sachlich, in der dritten Person und ohne Superlative. Wenn du eine Pressemitteilung schreiben willst, orientiere dich deshalb am Stil einer Agenturmeldung.
Diese Regeln helfen
- Kurze Sätze mit einer Information pro Satz
- Aktiv statt Passiv, Verben statt Substantivketten
- Konkrete Zahlen statt „deutlich“ oder „zahlreich“
- Fachbegriffe nur, wenn das Zielmedium sie kennt
- Keine Wörter wie „innovativ“, „einzigartig“ oder „marktführend“ ohne Beleg
Zitate richtig einsetzen
Das Zitat ist der einzige Ort für Meinung und Einordnung. Ein gutes Zitat erklärt, warum etwas wichtig ist, oder gibt einen Ausblick. Schwache Zitate wiederholen nur, was schon im Text steht, oder bestehen aus Floskeln wie „Wir freuen uns sehr“. Kläre vorab, dass die zitierte Person die Aussage freigibt.
Werbung und Redaktion trennen
Seriöse Medien trennen redaktionelle Inhalte von Werbung. Das ist im Pressekodex des Deutschen Presserats verankert. Wer eine Pressemitteilung schreiben will, die übernommen wird, sollte deshalb Werbesprache konsequent streichen. Je werblicher der Text, desto eher landet er bei der Anzeigenabteilung statt in der Redaktion.
Versand und Verteilung
Der beste Text bringt nichts, wenn er die falsche Person erreicht. Recherchiere für jedes Zielmedium das zuständige Ressort und, wenn möglich, die Redakteurin oder den Redakteur mit Namen.
Eigener Presseverteiler
Ein gepflegter Verteiler mit 20 bis 50 passenden Kontakten bringt meist mehr als eine Liste mit tausend Adressen. Achte beim Aufbau auf den Datenschutz und speichere, woher ein Kontakt stammt. Versende personalisiert und nicht mit allen Empfängern im sichtbaren CC.
Presseportale
Zusätzlich kannst du Mitteilungen über Dienste wie das Presseportal von news aktuell verbreiten. Solche Portale erhöhen die Auffindbarkeit, ersetzen aber nicht den direkten Kontakt zu Journalisten. Prüfe vorher Preise und Reichweite der Pakete.
Timing
Versende vormittags an Werktagen und meide Termine, an denen große Nachrichtenlagen absehbar sind. Bei Fachmedien lohnt ein Blick in die Themenpläne, die viele Verlage in ihren Mediadaten veröffentlichen. Plane den Versand in deinem Redaktionsplan ein, damit Website, Newsletter und Social Media am selben Tag nachziehen.
Eigene Kanäle mitdenken
Veröffentliche jede Pressemitteilung auch in einem Pressebereich auf deiner Website. Für Social Media brauchst du eine eigene, kürzere Fassung. Welche Formate dort Reichweite bringen, erfährst du im Beitrag zu Social-Media-Formaten mit Reichweite.
Nach dem Versand: nachfassen und auswerten
Wenn du eine Pressemitteilung schreiben und versenden konntest, ist die Arbeit noch nicht vorbei. Rufe zwei bis drei Tage später ausgewählte Kontakte an, bei denen das Thema besonders gut passt. Frage nicht, ob die Mail angekommen ist, sondern biete einen Mehrwert an, etwa ein Interview, exklusive Zahlen oder ein Foto vom Termin.
Dokumentiere außerdem, welche Medien berichtet haben und mit welchem Umfang. Eine einfache Tabelle mit Medium, Datum, Link und Reichweite genügt. Nach einigen Aussendungen erkennst du, welche Themen und Redaktionen für dich funktionieren.
Häufige Fehler, wenn du eine Pressemitteilung schreiben willst
- Kein Nachrichtenwert: Die Mitteilung beschreibt das Unternehmen, aber keine Neuigkeit.
- Kernaussage versteckt: Das Wichtigste steht im dritten Absatz statt im ersten Satz.
- Nur als PDF-Anhang: Viele Redaktionen öffnen Anhänge ungern. Der Text gehört in die Mail.
- Fehlende Bilder: Ohne druckfähiges Foto mit geklärten Rechten sinkt die Chance auf Veröffentlichung.
- Nicht erreichbar: Wer am Versandtag keine Rückfragen beantwortet, verliert die Geschichte.
- Nachhaken per Massenmail: Ein kurzer, persönlicher Anruf bei ausgewählten Kontakten wirkt besser.
Gerade bei Bildern unterschätzen viele den Aufwand. Kläre vorher, wer die Rechte am Foto hat, und nenne den Bildnachweis direkt im Pressekontakt.
Prüfe vor dem Versand außerdem alle Fakten ein zweites Mal: Namen, Funktionsbezeichnungen, Daten, Zahlen und Links. Ein Fehler in einer Pressemitteilung wird im schlimmsten Fall ungeprüft übernommen und lässt sich danach kaum noch einfangen. Ein festes Vier-Augen-Prinzip kostet zehn Minuten und spart im Ernstfall viel Ärger.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Pressemitteilung schreiben heißt: eine echte Neuigkeit sachlich und nach Wichtigkeit geordnet aufbereiten.
- Der erste Absatz beantwortet die W-Fragen, die Überschrift nennt die Kernaussage.
- Neun Bausteine von Kennzeichnung bis Pressekontakt geben dir eine feste Struktur.
- Neutrale Sprache, konkrete Zahlen und ein echtes Zitat erhöhen die Übernahmechance.
- Ein kleiner, gepflegter Verteiler wirkt besser als Massenversand.
Nimm dir den nächsten echten Anlass in deinem Unternehmen vor und fülle die Vorlage oben einmal komplett aus. Lass den Text von jemandem gegenlesen, der das Thema nicht kennt, und schicke ihn dann an fünf ausgewählte Redaktionen. Danach weißt du, was funktioniert.
Häufige Fragen zum Thema Pressemitteilung schreiben
Wie lang sollte eine Pressemitteilung sein?
Wenn du eine Pressemitteilung schreiben willst, plane in der Regel eine DIN-A4-Seite ein, höchstens zwei. Das entspricht grob 250 bis 500 Wörtern. Entscheidend ist, dass die Kernaussage in Überschrift und erstem Absatz steht. Zusätzliche Details wie technische Daten, Studienergebnisse oder Lebensläufe gehören in eine separate Pressemappe oder auf eine verlinkte Landingpage.
Wie fange ich an, eine Pressemitteilung zu schreiben?
Wer eine Pressemitteilung schreiben will, beginnt mit der Nachricht in einem einzigen Satz. Wenn du sie so nicht formulieren kannst, ist der Anlass noch unklar. Schreibe danach den Lead mit Ort, Datum und den W-Fragen. Erst dann folgen Überschrift, Hauptteil, Zitat, Unternehmensporträt und Pressekontakt. So verschwindet die wichtigste Information nicht im Text.
Gibt es eine kostenlose Vorlage, um eine Pressemitteilung zu schreiben?
Ja, die Vorlage in diesem Artikel kannst du kostenlos nutzen. Mit ihr kannst du jede Pressemitteilung schreiben, denn sie enthält alle neun Bausteine von der Kennzeichnung über Überschrift, Lead und Zitat bis zum Pressekontakt, jeweils mit Platzhaltern. Kopiere sie in dein Textprogramm, ersetze die Angaben in eckigen Klammern und streiche, was für deinen Anlass nicht passt.
Darf ich eine Pressemitteilung selbst schreiben oder brauche ich eine Agentur?
Du kannst jede Pressemitteilung schreiben, ohne eine Agentur zu beauftragen. Wichtig sind ein echter Nachrichtenwert, ein sauberer Aufbau und passende Empfänger. Eine Agentur lohnt sich vor allem, wenn du regelmäßig kommunizierst, Kontakte zu bestimmten Redaktionen brauchst oder ein sensibles Thema hast. Für gelegentliche Meldungen reichen Vorlage, sorgfältiges Gegenlesen und ein kleiner, gepflegter Verteiler.
Wann ist der beste Zeitpunkt, eine Pressemitteilung zu versenden?
Bewährt haben sich Werktage am Vormittag, weil viele Redaktionen dann ihre Themen planen. Meide Freitage nachmittags, Feiertage und Tage mit absehbar großer Nachrichtenlage. Für Fachmedien lohnt ein Blick in deren Themen- und Redaktionspläne. Wenn eine Nachricht erst zu einem festen Zeitpunkt öffentlich werden darf, kennzeichnest du sie mit einer Sperrfrist, an die sich seriöse Medien in der Regel halten.
